AVISO DE PRIVACIDAD

POLÍTICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa MAP COMPANY SAS identificada con NIT 83300314537, con domicilio en la ciudad de Bogotá, Calle 68 # 93-52 ( Barrio florida, Engativá); Dando cumplimiento a la Ley 1581 del 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, efectúa operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y actualización, de los datos personales que han sido suministrados y autorizados de manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria e informada por los titulares de la información y que reposan en las bases de datos, archivos digitales y físicos, bajo medidas técnicas, humanas y administrativas que garantizan la confidencialidad, veracidad y disponibilidad, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

RESPONSABLES/ENCARGADOS DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD:
CLIENTES: Dpto. Comercial (Mercadeo, Servicio al cliente y Fuerza Comercial)
-Procesos de Vinculación. -Procesos de seguimiento de calidad, satisfacción, servicios y PQR. -Procesos de mercadeo y publicidad (campañas, promociones, eventos, concursos, entre otros). -Procesos de Facturación y Cobros.
EMPLEADOS: Dpto. SIG-HSE y Dpto. Talento Humano
-Procesos de Selección, contratación y vigencia laboral del empleado.
PROVEEDORES/CONTRATISTAS: Dpto. Compras y Dpto. Contabilidad
-Procesos de selección, evaluación y reevaluación. -Procesos de compra y/o adquisición de productos y servicios. -Procesos de Facturación y pago.

DERECHOS DEL TITULAR
-Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento.
-Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013.
-Ser informado por las empresas respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.
-Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
-Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; en los textos de habeas data definidos para cada uno de los controles implementados (Cláusulas, Formato Autorización de Consulta y Almacenamiento de Datos Ley 1581, Formularios y Comunicado a Clientes y Proveedores).
-Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el proceso interno establecido por la empresa MAP COMPANY SAS.
-Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; en los textos de habeas data definidos para cada uno de los controles implementados (Cláusulas, Formato Autorización de Consulta y Almacenamiento de Datos Ley 1581, Formularios y Comunicado a Clientes y Proveedores).
-Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el proceso interno establecido por la empresa MAP COMPANY SAS.

DEBERES DEL TITULAR
– Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
-Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
-Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

DEBERES DE MAP COMPANY SAS
-Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, informando sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data (acción jurisdiccional, normalmente constitucional, que puede ejercer cualquier persona física o jurídica).
-Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
-Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular de la información en los términos señalados en la ley dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibido.
-Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley (8 días hábiles contados a partir de su recibo).
-Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
-Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
-Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Está prohibido la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos sensibles, excepto en los siguientes aspectos:
-El titular haya dado su autorización expresa a dicho tratamiento.
-El tratamiento sea necesario para proteger el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
-El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
-El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Se establecen los siguientes controles asegurando la prohibición del tratamiento de datos sensibles:
No se realizan preguntas en el proceso de selección que no sean relevantes para definir el perfil profesional del aspirante al cargo como por ejemplo condición sexual, antecedentes de haber sufrido acoso laboral, convicciones religiosas, filosóficas y políticas

TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE MENORES DE EDAD
La información de niños, niñas y adolescentes se utiliza para lo siguiente:

-Durante la entrevista se indaga sobre los datos básicos de los hijos de los trabajadores (Nombre, edad y a que se dedica), esta información se utiliza para realizar el perfil familiar del trabajador.
-En la inclusión de los beneficiarios menores de edad para la EPS y la Caja de Compensación Familiar los siguientes datos: (Nombres y Apellidos, Número de Identificación, Fecha de Nacimiento, Sexo, Nivel Educativo y Dirección de Residencia).
-Para actividades de bienestar para el núcleo familiar, donde hacen parte los hijos de los trabajadores, la siguiente información: Nombres, Apellidos y Edad.
Esta información se protege de acuerdo con el control de carpetas a cargo del departamento de recursos humanos

AUTORIZACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
Los titulares de los datos personales (Trabajadores, Clientes y Proveedores), autorizan de manera expresa e inequívoca a la empresa BIOSUPPORT SAS a través de los formatos internos establecidos para mantener y manejar toda la información suministrada, a no ser que manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito al correo del respectivo departamento.
La información suministrada por el titular se proporcional a las siguientes entidades públicas y administrativas según corresponda, como parte del ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial:
– Dian, Operador de Información para el pago de aportes de Seguridad Social, Parafiscales y Cesantías (Simple), Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), Entidades Financieras, Cajas de Compensación Familiar, Entidades Promotoras de Salud (EPS), Fondos de Pensiones y Cesantías, Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS), Ministerio de Salud, Ministerio de Trabajo, y Juzgados.

CANALES PARA EJERCER SUS DERECHOS
Usted puede ejercer sus derechos de conocer, corregir, actualizar o suprimir, los datos e información suministrados a nuestra compañía, a través de una carta enviada por correo electrónico habeasdata@biosupportsas.com o correo ordinario a la dirección calle 68 No 93-41 Barrio Florida, Engativá; especificando el tramite relacionado (actualización, corrección, supresión o presunto incumplimiento) y adjuntando identificación del titular (Fotocopia de la cédula o Cámara de Comercio).
CONSULTAS: El titular puede solicitar la consulta de su información a través de los canales anteriormente especificados (correo Electrónico o correo ordinario). Si la consulta se refiere a un titular fallecido, el familiar en primer grado de consanguinidad o primer grado de afinidad que demuestre parentesco debe solicitar la consulta mediante una carta acompañada del certificado de defunción del titular fallecido.
La información de consultada será suministrada a través del correo electrónico o correo ordinario dirigido al titular/familiar en primer grado de consanguinidad de la información.
RECLAMOS: El titular que considere que los datos personales contenidos en las bases de datos de la empresa MAP COMPANY SAS deben ser objeto de corrección, actualización, supresión, revocación de autorización o advierta de un presunto incumplimiento de cualquier deber contenido en la ley, presentara un reclamo a través de los canales anteriormente especificados (correo Electrónico o correo ordinario). El titular será informado del proceso realizado a través del correo electrónico o correo ordinario dirigido al titular.


TIEMPOS DE ATENCIÓN A CONSULTAS Y/O RECLAMOS

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular de la información en los términos señalados en la ley dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibido. Cuando no fuere posible atender consultas dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley (8 días hábiles contados a partir de su recibo).
• Si el reclamo resulta incompleto, el responsable de gestionar el requerimiento requerirá que el titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
• Una vez recibido el reclamo completo por parte del titular, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  El titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez haya agotado el trámite interno de consulta o reclamo ante la empresa MAP COMPANY SAS.
  
  PARA MAYOR INFORMACION, ACLARACION DE DUDAS E INQUIETUDES CONTACTANOS A TRAVES DEL CORREO ELECTRÓNICO habeasdata@mapcompanysas.com